Was kostet ein KI-Telefonassistent? Preise und Modelle

Ein KI-Telefonassistent kostet kleine und mittlere Betriebe in Deutschland im September 2026 zwischen 0 € Grundgebühr bei reiner Minutenabrechnung (rund 0,35 € je Gesprächsminute) und etwa 330 € im Monat für Pakete mit 500 bis 1.500 Inklusivminuten; Einstiegstarife mit 100 Minuten kosten 32 bis 99 €. Dazu kommt bei mehreren Anbietern eine einmalige Einrichtung, von 199 € für Standardpakete bis 14.900 € für individuell konfigurierte Mittelstandsprojekte; Priovox berechnet in keinem Tarif eine Einrichtungsgebühr, auch nicht bei Enterprise. Die tatsächliche Rechnung bestimmen außerdem der Preis für Mehrminuten, Rufnummer, Weiterleitung und Mindestlaufzeit. Bei durchschnittlich 3 Minuten je Gespräch entsprechen 100 Minuten rund 33 Anrufen.

Was kostet ein KI-Telefonassistent pro Monat?

Die Tarife für einen Betrieb mit einem Telefon reichen von 0 € Grundgebühr bis rund 330 € im Monat (Stand 29. September 2026, gelesen auf den verlinkten Preisseiten). Für 100 Inklusivminuten verlangt voiceOne 32 € zzgl. MwSt., Agentino 49 € zzgl. MwSt. und unser eigener Tarif Solo 99 €; unser Tarif Team kostet 299 € für 500 Minuten.

Darüber wird es unübersichtlich. Placetel AI bündelt 750 Minuten für 69 € bei 24 Monaten Laufzeit oder 79 € bei monatlicher Kündbarkeit. fonio.ai gibt für 99 € netto im Jahresabo (119 € bei monatlicher Zahlung) 1.000 Minuten. HalloPetra nimmt 99 € für 250 Minuten, assistent24 199 € netto für 250 Minuten plus 499 € netto Einrichtung.

Derselbe Monatspreis kauft also je nach Anbieter 100 oder 1.000 Minuten. Die Paketminute kostet damit zwischen rund 0,10 € und knapp 1 €. Das ist keine Kleinigkeit. Deshalb sagt das Abrechnungsmodell mehr über Ihre Rechnung aus als die Grundgebühr, mit der die Preisseite wirbt.

Welche Preismodelle gibt es: pro Minute, pro Anruf oder Paket?

Fünf Modelle decken den deutschen Markt ab. Der Unterschied zwischen ihnen ist die Frage, wer das Risiko eines ruhigen oder eines hektischen Monats trägt: Bei reiner Verbrauchsabrechnung tragen Sie es, beim Paket trägt es der Anbieter, bei der Pauschale wird es verhandelt.

Das Minutenpaket ist das häufigste Modell und zugleich das, bei dem man sich am leichtesten verrechnet. Ein Paket mit 100 Minuten für 32 € kostet 0,32 € je Minute, solange alle 100 genutzt werden. Bei 50 genutzten Minuten sind es 0,64 €. Oberhalb des Pakets gilt der Mehrminutenpreis, hier 0,29 €, am Markt zwischen 0,15 und 0,35 €.

Jahresabos senken die Grundgebühr, und zwar unterschiedlich stark: voiceOne gibt 10 % nach, fonio.ai rechnet 99 statt 119 € (rund 17 %), Agentino zeigt für den Tarif Basis monatlich wie jährlich 49 €. Der Rabatt kostet Flexibilität. Wer den Assistenten nach vier Monaten abschaltet, hat acht Monate umsonst bezahlt.

Wie viele Anrufe sind 100 Minuten?

Bei uns dauert ein Gespräch im Schnitt 3 Minuten (Basis: 52 Anrufe unseres Live-Agenten im Echteinsatz). Mit diesem Wert entsprechen 100 Minuten rund 33 Anrufen, 250 Minuten rund 83 und 500 Minuten rund 166. Ein Tarif mit 100 Inklusivminuten deckt also etwa anderthalb Anrufe je Werktag ab, mehr nicht.

Ihre eigene Zahl ist wichtiger als unsere. Zählen Sie eine Woche lang die Anrufe, die der Assistent übernehmen soll (alle, nur die verpassten oder nur die außerhalb der Öffnungszeiten), und stoppen Sie die Dauer. Dann gilt: Minuten pro Monat = Anrufe je Werktag × 21 Werktage × durchschnittliche Gesprächsdauer.

Schon 5 Anrufe je Werktag sprengen ein 100-Minuten-Paket um mehr als das Dreifache. Wer 10 Anrufe am Tag umleitet, braucht rund 630 Minuten, also ein 750er-Paket oder 500 Inklusivminuten plus 130 Mehrminuten. Bei 20 Anrufen am Tag sind es 1.260 Minuten, der Bereich, in dem die Tarife mit 1.000 bis 1.500 Minuten beginnen. Anhaltspunkte je Branche stehen auf unseren Branchenseiten.

Welche Kosten stehen nicht auf der Preisseite?

Die Grundgebühr steht groß auf der Seite, der Rest im Kleingedruckten oder in der Feature-Tabelle. Sieben Posten, die in unserer Stichprobe vom 29. September 2026 den Monatspreis verändert haben:

• Einrichtung. Der Posten mit der größten Spannweite. Selbstbedienungstarife kommen oft ohne eigene Gebühr aus: Agentino schreibt “0 € Einrichtung” an alle drei Tarife, und bei Priovox fällt in keinem Tarif eine an, auch nicht bei Enterprise. Bei mehreren Anbietern ist die Einrichtung dagegen ein eigenes Produkt. assistent24 berechnet einmalig 499 € netto (September-Aktionspreis bei Buchung bis 30.09.2026), auf zwölf Monate verteilt rund 42 € mehr je Monat; ihretelefonzentrale.de nimmt je nach Paket 199, 349 oder 999 € netto. Individuell konfigurierte Setups für den Mittelstand liegen deutlich darüber, die Zahlen stehen in der Tabelle unter dieser Liste.
• Rufnummer. Placetel AI setzt eine AI-Rufnummer für 9 € im Monat voraus, voiceOne berechnet eine eigene Rufnummer ab 1,99 € im Monat, bei fonio.ai ist eine Nummer enthalten, jede weitere kostet 7 €. Wer die bestehende Nummer per Rufumleitung behält, zahlt die Umleitungsminute nach dem Tarif des eigenen Telefonanbieters.
• Weiterleitung. Stellt der Assistent ein Gespräch durch, kommen Telefonieminuten dazu: bei Placetel AI 0,025 € je Minute an interne und 0,05 € je Minute an externe Ziele.
• Mindestlaufzeit. smao Advanced läuft mindestens 12 Monate, die 69 € von Placetel Grow gelten nur bei 24 Monaten, VITAS stellt bis zu 25 % Rabatt bei 24 bis 36 Monaten in Aussicht.
• Parallele Anrufe. Der Tarif Solo von fonio.ai führt laut Preisseite keine gleichzeitigen Anrufe, Placetel AI wirbt mit unbegrenzt parallelen Anrufen. Für einen Betrieb, bei dem morgens um 8 Uhr drei Kunden gleichzeitig anrufen, entscheidet dieser Punkt über den Nutzen des ganzen Systems.
• Mehrminuten. Zwischen 0,15 € (fonio.ai: 100-Minuten-Pakete zu 15 €) und 0,35 € (Agentino Basis, smao Pay as you Go). Manche Preisseiten nennen den Wert gar nicht; dann gehört die Frage in die erste Mail an den Anbieter.
• Zusatzkanäle und Umsatzsteuer. WhatsApp kostet bei HalloPetra 39 € im Monat extra, bei Placetel AI 69 € mit 700 Konversationen. Und: fonio.ai, Agentino, voiceOne, assistent24 und VITAS weisen Nettopreise aus, auf die 19 % Umsatzsteuer kommen; HalloPetra, Placetel und smao machen dazu keine Angabe.

Was kostet die Einrichtung bei den einzelnen Anbietern?

Bei der Einrichtung laufen Selbstbedienungstarife und Mittelstandsprojekte am weitesten auseinander. Wer die Vorlage eines Anbieters nimmt und die Rufumleitung selbst einträgt, zahlt oft nichts extra. Wer eine Anbindung an die Kanzleisoftware, eigene Gesprächsabläufe oder mehrere Prozesse braucht, bekommt ein Projekt mit Analyse, Workshop und Testphase, und das hat seinen Preis.

Damit steht die Spanne. Standardpakete kosten 199 bis 999 € einmalig. Individuell konfigurierte Projekte für den Mittelstand erreichen bei den Anbietern, die überhaupt Zahlen veröffentlichen, den hohen vierstelligen bis niedrigen fünfstelligen Bereich: KI-Beratung Deutschland nennt 7.900 € für 2.000 Minuten und 14.900 € für 6.000 Minuten, ihretelefonzentrale.de 4.999 € für den Pilot. Viele Enterprise-Stufen nennen gar keine Zahl. Bei uns bleibt es bei 0 €, auch im Tarif Enterprise, weil die Branchenvorlagen die Einrichtung in der Regel unter 30 Minuten halten und das Team bei Bedarf ohne Aufpreis hilft.

Wie vergleicht man Angebote richtig?

Die brauchbarste Kennzahl ist der Preis je angenommenem Anruf. Er macht Minutenpakete, Anrufpreise und Grundgebühren vergleichbar und zeigt sofort, ob ein Paket zum Aufkommen passt. Die Formel: (Grundgebühr + Mehrminuten × Mehrminutenpreis + Rufnummer + Weiterleitung + Einrichtung ÷ 12) ÷ angenommene Anrufe im Monat.

Die folgende Rechnung setzt 3 Minuten je Gespräch an und lässt Rufnummer, Weiterleitung und Einrichtung weg, damit die Modelle sichtbar bleiben; die Einrichtung kommt in der Jahresrechnung darunter dazu. Die Verbrauchstarife sind die Marktbeispiele aus der Tabelle oben; die beiden Pakete sind unser eigenes Angebot, offen ausgerechnet.

Zwei Dinge fallen auf. Die Verbrauchstarife liegen in diesem Beispiel bei 0,58 bis 1,76 € je Anruf, unsere Pakete bei 1,80 bis 3,00 € (im Jahresabo mit 84 bzw. 254 € im Monat bei 2,55 bzw. 1,53 €). Und ein halb genutztes Paket verdoppelt den Preis je Anruf. Das Paket muss zum gezählten Aufkommen passen.

Was kostet das erste Jahr mit Einrichtung?

Der Preis je Anruf lässt die Einrichtung außen vor. Für die Entscheidung zählt aber, was im ersten Jahr insgesamt vom Konto geht. Annahmen: 12 Monate zum monatlich kündbaren Preis, dazu die einmalige Einrichtung laut Preisseite; ohne Mehrminuten, Rufnummer, Weiterleitung und Umsatzsteuer. Die Inklusivminuten stehen daneben, weil die Pakete unterschiedlich groß sind.

Die Einrichtung macht bei assistent24 rund 17 % der Erstjahreskosten aus, bei ihretelefonzentrale.de Pro 14 %, bei KI-Beratung Deutschland 45 %. Im Jahresabo kommen unsere Pakete auf 1.008 € (Solo, 84 € im Monat) und 3.048 € (Team, 254 € im Monat). Umgerechnet auf den Anruf kostet assistent24 Phone Business mit Einrichtung ÷ 12 bei 83 voll genutzten Anrufen im Monat 2,90 € statt 2,40 €; unser Tarif Team bleibt bei 1,80 €, weil kein Einmalbetrag zu verteilen ist. Digital Apes (ab 1.490 € Einrichtung plus ab 568 € im Monat, also ab 8.306 € im ersten Jahr) und der Pilot von ihretelefonzentrale.de (4.999 € für drei Monate, danach ab 1.249 € im Monat) hängen an der jeweiligen Konfiguration; beide zielen auf eine andere Betriebsgröße als ein 100-Minuten-Paket.

Was der Preis je Anruf nicht zeigt, gehört in die zweite Spalte des Vergleichs: parallele Gespräche, Rufnummer, Kündigungsfrist, Terminbuchung. In unseren Paketen sind mehrere parallele Anrufe und die bestehende Rufnummer per Rufumleitung enthalten, eine Einrichtungsgebühr gibt es in keinem Tarif, gekündigt wird monatlich. Die Konditionen für Minuten oberhalb des Pakets stehen bei den Preisen von Priovox, die Unterschiede zu einzelnen Anbietern auf unseren Vergleichsseiten.

Rechnet sich ein KI-Telefonassistent gegenüber Telefonservice und Bürokraft?

Ein menschlicher Telefonservice rechnet nach demselben Muster ab, nur teurer je Minute. starbuero.de verlangt keine Grundgebühr, dafür 0,59 € je Gespräch und 0,59 € je Minute Bearbeitungszeit, sekundengenau; die Bearbeitungszeit umfasst laut Preisseite die Gesprächsminuten plus bis zu 120 Sekunden Nachbearbeitung, und zwar rund um die Uhr ohne Zuschlag. Mit 3 Gesprächsminuten und 1 Minute Nachbearbeitung kostet ein Anruf dort 2,95 €.

ebuero nimmt im Tarif Einsteiger 59,90 € Grundgebühr, 1,39 € je Anruf und 1,39 € je angefangene Bearbeitungsminute, alles zzgl. USt., in der Kernzeit Montag bis Freitag von 7 bis 19 Uhr. Bei 3 Minuten je Anruf sind das 5,56 € je Gespräch plus Grundgebühr. Dort sitzen Menschen am Telefon, die Dinge können, die eine KI nicht kann; diese Rechnung vergleicht allein den Preis der Erreichbarkeit.

Bei 33 Anrufen im Monat kostet starbuero.de 97,35 €, unser Tarif Solo 99 €: gleichauf. Bei 166 Anrufen sind es 489,70 € gegenüber 299 € im Tarif Team; der Wechsel rechnet sich in dieser Rechnung ab rund 102 Anrufen im Monat (299 ÷ 2,95). Gegenüber ebuero Einsteiger liegt die Grenze wegen Grundgebühr und Minutenpreis bei rund 43 Anrufen.

Eine Teilzeitkraft mit 20 Stunden je Woche kostet zum gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 € (seit 1. Januar 2026, ab 2027 14,60 €, laut Zoll) rund 1.205 € brutto im Monat (20 × 52 ÷ 12 = 86,7 Stunden). Dazu kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, 2026 rund 21 % (Beitragssätze: 9,3 % Rente, 1,3 % Arbeitslosen-, 7,3 % plus 1,45 % Kranken-, 1,8 % Pflegeversicherung, ohne Umlagen). Macht rund 1.460 € im Monat.

Bei 105 Anrufen im Monat wären das knapp 14 € je Anruf, bei 210 Anrufen rund 7 €. Fair ist diese Rechnung nur, wenn das Telefon die einzige Aufgabe wäre. Das ist es nie. Eine Bürokraft schreibt Rechnungen und kennt die Kunden mit Namen, sie ist aber nur in ihren 20 Stunden am Apparat. Was die Erreichbarkeit außerhalb dieser Stunden wert ist, steht in Ihrem Auftragsbuch.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel kostet ein KI-Telefonassistent für ein kleines Unternehmen im Monat?

Für 100 Inklusivminuten zahlen kleine Betriebe im September 2026 zwischen 32 und 99 € im Monat, für 500 bis 1.500 Minuten etwa 110 bis 330 €. Reine Verbrauchstarife starten bei 0 € Grundgebühr und rund 0,35 € je Gesprächsminute. Die meisten Anbieter nennen Nettopreise, auf die 19 % Umsatzsteuer kommen.

Wie viele Anrufe sind 100 Minuten?

Rund 33 Anrufe, wenn ein Gespräch im Schnitt 3 Minuten dauert (Messwert aus 52 Anrufen im Echteinsatz, siehe oben). Bei 2 Minuten je Gespräch sind es 50 Anrufe, bei 4 Minuten 25. Für die Tarifwahl zählt die eigene, gestoppte Gesprächsdauer.

Ist Abrechnung pro Minute oder pro Anruf günstiger?

Pro Anruf wird ab etwa 64 Anrufen im Monat günstiger, darunter pro Minute, wenn man 3 Minuten je Gespräch, 0,35 € je Minute und 49 € Grundgebühr plus 0,28 € je Gespräch ansetzt. Im Minutentarif kostet der Anruf dann konstant 1,05 €; im Anrufmodell sinkt der Preis je Anruf mit jedem weiteren Gespräch, weil sich die Grundgebühr verteilt.

Was kostet die Einrichtung eines KI-Telefonassistenten?

Zwischen 0 € und 14.900 € einmalig, je nach Anbieter und Aufwand. Priovox berechnet in keinem Tarif eine Einrichtungsgebühr, auch nicht bei Enterprise; Agentino zeigt ebenfalls 0 €. Standardpakete kosten bei assistent24 499 € netto und bei ihretelefonzentrale.de 199 bis 999 € netto. Individuell konfigurierte Setups für mittelständische Betriebe beginnen bei fonio.ai ab 1.000 € und bei Digital Apes ab 1.490 € netto; KI-Beratung Deutschland nennt 3.900 bis 14.900 € je nach Paket, ihretelefonzentrale.de 4.999 € für einen dreimonatigen Pilot. Auf zwölf Monate verteilt sind 3.900 € rund 325 € je Monat.

Welche Zusatzkosten kommen zur Grundgebühr dazu?

Einrichtung (0 € bei Priovox und Agentino, 199 bis 999 € netto für Standardpakete bei ihretelefonzentrale.de und assistent24, 1.000 bis 14.900 € für individuell konfigurierte Projekte), Rufnummer (0 bis 9 € im Monat), Weiterleitungsminuten beim Durchstellen, Mehrminuten (0,15 bis 0,35 €), Zusatzkanäle wie WhatsApp (39 bis 69 € im Monat) und 19 % Umsatzsteuer auf Nettopreise. Bei Laufzeittarifen kommt eine Bindung von 12 bis 24 Monaten dazu, die bei sinkendem Aufkommen teuer wird.

Ist ein KI-Telefonassistent günstiger als ein Telefonservice?

Ab rund 100 Anrufen im Monat ja, jedenfalls in der Beispielrechnung oben mit 2,95 € je Anruf beim Telefonservice ohne Grundgebühr und einem 500-Minuten-Paket für 299 €. Bei 33 Anrufen im Monat liegen beide Varianten bei rund 97 bis 99 €. Ein Telefonservice mit Grundgebühr und Minutenpreisen über 1 € wird schon ab etwa 43 Anrufen teurer als das Paket.

Quellen

Alle Preise wurden am 29. September 2026 auf den Seiten der Anbieter gelesen. Preise ändern sich; es gilt die jeweils aktuelle Preisseite.

• voiceOne: Tarife und Preise (Seite datiert auf 26.08.2026)
• Agentino: Preise
• fonio.ai: Preise
• HalloPetra: Preise
• assistent24: Preise
• fonio.ai: Setups und Betreuung
• Digital Apes: Preise
• ihretelefonzentrale.de: KI-Voicebots, Pakete und Preise (Seite datiert “Aktualisiert September 2026”)
• KI-Beratung Deutschland: KI-Beratung Kosten (Preisstand 20. August 2026)
• Placetel AI: Preise
• smao: Pricing
• VITAS: Preise
• starbuero.de: Preise
• ebuero: Preise
• Zoll: Mindestlohn und Mindestlohngesetz
• lohn-info.de: Sozialversicherungsbeiträge 2026
• Priovox: Preise, Einrichtung ohne Gebühr in allen Tarifen und Messwerte auf priovox.com/de/preise/, Gesprächsdauer aus 52 Anrufen im Echteinsatz