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Anrufannahme in der Kanzlei: Telefonservice oder KI?

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Priovox Team

Kleine und mittlere Kanzleien haben drei Wege, Anrufe anzunehmen: eigenes Sekretariat, externer Telefonservice oder KI-Telefonassistent. Bei 100 Anrufen im Monat kostet der angenommene Anruf zwischen rund 1,70 € im ohnehin besetzten Sekretariat und gut 6 € beim Telefonservice mit Grundgebühr. Externe Dienstleister und KI sind berufsrechtlich zulässig, wenn die Kanzlei § 43e BRAO, § 203 StGB und Art. 28 DSGVO einhält; Fristsachen, laufende Mandate und Krisen bleiben Menschensache.

Wie nehmen Kanzleien heute Anrufe an?

Die klassische Lösung ist das eigene Sekretariat. Eine Rechtsanwaltsfachangestellte nimmt ab, kennt die Mandanten, sieht die Akte und weiß, welche Frist gerade läuft. Genau darin liegt das Problem. Jeder Erstanruf, der nicht zur Kanzlei passt, unterbricht Arbeit, die Umsatz sichert. Und nach 17 Uhr, im Urlaub und bei Krankheit nimmt niemand ab.

Der externe Telefonservice, je nach Anbieter als virtuelle Rezeption, Telefonsekretariat oder Kanzlei-Callcenter vermarktet, setzt Menschen ein, die sich mit dem Kanzleinamen melden, das Anliegen notieren und es per E-Mail oder SMS weiterleiten. Abgerechnet wird meist pro Anruf und pro Minute, teils mit Grundgebühr. Die Servicezeiten sind Vertragssache.

Der KI-Telefonassistent (im Markt auch KI-Anrufbeantworter oder Voicebot genannt) führt das Gespräch selbst, nach Regeln, die die Kanzlei vorgibt. Er fragt Rechtsgebiet, Sachverhalt und Gegenseite ab, bucht einen Erstberatungstermin und schickt eine Zusammenfassung. Mehrere Anrufe gleichzeitig sind kein Problem. Uhrzeiten auch nicht.

Was kostet die Anrufannahme in der Kanzlei?

Die Rechnung nimmt 100 Anrufe im Monat und 3 Minuten je Gespräch an. Die 3 Minuten sind der Durchschnitt aus 52 Gesprächen unseres Live-Agenten im Echteinsatz; für die menschlichen Modelle gilt derselbe Wert. Alle Anbieterpreise stammen von den verlinkten Preisseiten, abgerufen am 29. September 2026.

Eine Rechtsanwaltsfachangestellte in Vollzeit verdient laut Lohnspiegel.de des WSI mit zehn Jahren Berufserfahrung durchschnittlich 2.920 € brutto im Monat (2.775 Befragte). Dazu kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, 2026 zusammen 19,7 Prozent plus die Hälfte des Zusatzbeitrags (vdek, Beitragssätze 2026). Das sind rund 3.500 € im Monat oder etwa 20 € je Arbeitsstunde.

100 Anrufe à 3 Minuten sind 5 Stunden Telefon. Mit zwei Minuten für Notiz und Weitergabe je Anruf werden daraus gut 8 Stunden, also rund 170 € oder 1,70 € je Anruf, solange die Kraft ohnehin am Platz sitzt. Wer eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden allein fürs Telefon einstellt, zahlt bei denselben 100 Anrufen rund 1.750 € im Monat, also 17,50 € je Anruf.

Beim externen Telefonservice zahlt die Kanzlei je Anruf und je Minute. starbuero.de nennt 0 € Grundgebühr, 0,59 € je Anrufannahme und 0,59 € je Bearbeitungsminute, rund um die Uhr ohne Zuschlag; ob netto oder brutto, sagt die Seite nicht. 100 Anrufe à 3 Minuten kosten dort 236 €, also 2,36 € je Anruf. Die Bearbeitungsminute schließt die Nachbearbeitung ein.

ebuero verlangt im Tarif Einsteiger 59,90 € Grundgebühr, 1,39 € je Anruf und 1,39 € je angefangene Minute, alle Preise netto, Preisverzeichnis Stand 28.03.2024. Das ergibt 615,90 € netto für 100 Anrufe à 3 Minuten, 6,16 € je Anruf, Montag bis Freitag von 7 bis 19 Uhr. Bueroservice24 nennt Grundgebühren ab 49,90 € und den Anrufpreis auf Anfrage.

Bei Priovox kostet der Tarif Solo 99 € im Monat mit 100 Gesprächsminuten, Team 299 € mit 500 Minuten, bei jährlicher Zahlung 84 € beziehungsweise 254 € (Preise). 100 Anrufe à 3 Minuten brauchen 300 Minuten, also den Team-Tarif: 2,99 € je Anruf, bei Jahreszahlung 2,54 €. Solo reicht für etwa 33 Anrufe, rund 3 € je Anruf. Preise für Minuten über dem Kontingent gehören vor Vertragsschluss geklärt, bei jedem Anbieter.

Einrichtungskosten fehlen in vielen Preisvergleichen. Anders als viele Anbieter individuell eingerichteter Lösungen verlangt Priovox in keinem der drei Tarife Solo, Team und Enterprise eine Einrichtungsgebühr; die Einrichtung dauert mit Branchenvorlagen in der Regel unter 30 Minuten, bei Bedarf hilft das Team ohne Aufpreis. Die beiden Telefonservices aus der Rechnung berechnen ebenfalls keine: ebuero schreibt “Keine Anmelde- oder Einrichtungsgebühr”, starbuero.de weist sie mit 0,00 € aus. Bei individuell konfigurierten KI-Lösungen, vor allem für größere Kanzleien und mittelständische Betriebe, wird die Einrichtung dagegen schnell vier- oder fünfstellig. Die Kanzleilösung von Digital Apes (Schwerpunkt Steuerkanzleien, ein Standort mit bis zu 30 Mitarbeitenden) kostet einmalig ab 1.490 € netto plus ab 568 € netto im Monat, größere Kanzleien und mehrere Standorte erhalten ein individuelles Angebot. fonio.ai berechnet für ein individuelles Setup mit Systemintegration ab 1.000 € zzgl. MwSt. Bei KI-Beratung Deutschland kostet die einmalige Einrichtung eines KI-Telefonassistenten je nach Paket 3.900 €, 7.900 € oder 14.900 €, Preisstand 20. August 2026; ob netto oder brutto, sagt die Seite nicht.

ModellFixkosten im MonatEinrichtung einmaligVariable Kosten100 Anrufe à 3 Min.Je AnrufErreichbar
Eigenes Sekretariat (Vollzeit, Telefon nebenbei)rund 3.500 € Arbeitgeberkosten gesamtentfälltArbeitszeitrund 170 € anteiligrund 1,70 €Bürozeiten, nicht bei Urlaub und Krankheit
Teilzeitkraft nur fürs Telefon (20 Std. pro Woche)rund 1.750 €entfälltkeine1.750 €17,50 €20 Stunden pro Woche
Telefonservice, Beispiel starbuero.de0 €0 €0,59 € je Annahme plus 0,59 € je Minute236 €2,36 €rund um die Uhr
Telefonservice, Beispiel ebuero Einsteiger59,90 € netto0 €1,39 € je Anruf plus 1,39 € je Minute615,90 € netto6,16 €Mo bis Fr, 7 bis 19 Uhr
KI-Telefonassistent, Beispiel Priovox Team299 €0 €, in keinem Tarifim Kontingent von 500 Minuten enthalten299 €2,99 €rund um die Uhr, mehrere Anrufe parallel

Aufs erste Jahr gerechnet, also 12 Monatsbeträge plus einmalige Einrichtung bei 100 Anrufen à 3 Minuten im Monat und den Preisen von oben, kostet starbuero.de 2.832 €, Priovox Team 3.588 € (bei Jahreszahlung 3.048 €) und ebuero Einsteiger 7.390,80 € netto, alle drei ohne Einrichtungsgebühr. Die Kanzleilösung von Digital Apes kommt mit dem fonio-Tarif Solo auf mindestens 8.306 € netto (1.490 € Einrichtung plus 12 x 568 €), das Paket Starter von KI-Beratung Deutschland auf 8.580 € (3.900 € plus 12 x 390 €, 750 Minuten im Monat inklusive). Beide Anbieter richten den Assistenten für die Kanzlei ein, Digital Apes betreut ihn laufend mit; das ist ein anderer Leistungsumfang als eine Branchenvorlage, die die Kanzlei selbst anpasst.

Tabelle und Jahresrechnung bilden nur Kosten ab. Ein Sekretariat, das den Mandanten am Namen erkennt, leistet mehr als eine Notiz per E-Mail. Ein verpasstes Mandat taucht in keiner Zeile auf.

Darf eine Kanzlei Anrufe an einen externen Dienstleister oder eine KI geben?

Vorab: Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskunft gibt Ihre Rechtsanwaltskammer.

Ausgangspunkt ist § 43a Abs. 2 BRAO. Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, über alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekanntgeworden ist. Beschäftigte muss er in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen belehren. Gleichgestellt sind Personen, die in einer sonstigen Hilfstätigkeit mitwirken.

Für externe Dienstleister gilt seit dem 9. November 2017 § 43e BRAO. Absatz 1 erlaubt dem Rechtsanwalt, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Das Anwaltsblatt zählt dazu “IT-Anbieter für IT-Serviceangebote, Cloudanbieter und sämtliche Bürodienstleistungen” (Klugmann/Leenen/Salz, AnwBl Online 2018, 283). Ein Telefonservice fällt darunter. Ein KI-Anbieter ebenso.

Die Erlaubnis ist an Pflichten gebunden. Nach Absatz 2 muss die Kanzlei den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält. Absatz 3 verlangt einen Vertrag in Textform mit drei Inhalten: Verschwiegenheitsverpflichtung samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Beschränkung auf Kenntnisse, die zur Vertragserfüllung nötig sind, und eine Regel, ob weitere Personen einbezogen werden dürfen.

Absatz 4 betrifft den Standort. Bei Dienstleistungen im Ausland darf der Zugang zu Geheimnissen nur eröffnet werden, wenn der dortige Schutz dem inländischen vergleichbar ist. Für KI-Anbieter heißt das konkret: wo werden Sprachdaten und Transkripte verarbeitet, und welche Subunternehmer sind beteiligt. Absatz 8 lässt das Datenschutzrecht daneben unberührt.

Die strafrechtliche Seite regelt § 203 StGB. Absatz 3 Satz 2 erlaubt Berufsgeheimnisträgern, Geheimnisse gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit dies für deren Tätigkeit erforderlich ist. Absatz 4 macht die mitwirkende Person strafbar, wenn sie unbefugt offenbart, und den Anwalt, wenn er sie nicht zur Geheimhaltung verpflichtet hat. Beides mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Dazu kommt Art. 28 DSGVO. Wer Anrufe für die Kanzlei annimmt, verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag. Die Kanzlei darf nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, und braucht einen Vertrag nach Absatz 3 mit Weisungsbindung, Vertraulichkeit der Beschäftigten, Regeln für Subunternehmer und Löschung nach Vertragsende.

Für die Auswahl ergibt sich daraus eine Prüfliste, die für Telefonservice und KI gleichermaßen gilt:

  • Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung (§ 43e Abs. 3 BRAO)
  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
  • Verarbeitungsort und Subunternehmer benannt, bei Auslandsbezug ein vergleichbares Schutzniveau
  • Gesprächsleitfaden auf das Nötige beschränkt, denn Kenntnis ist nur zulässig, soweit erforderlich
  • Bei KI die Frage, ob Gespräche zum Training von Modellen dienen und wer Transkripte sieht
  • Bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, die Einwilligung des Mandanten (§ 43e Abs. 5 BRAO)

Priovox verarbeitet Gespräche auf Servern in Deutschland, schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, ist ISO-27001-zertifiziert und verwendet Kundengespräche standardmäßig nicht zum KI-Training. Diese vier Punkte sollte jeder Anbieter schriftlich beantworten.

Was unterscheidet einen KI-Anrufbeantworter von einer virtuellen Rezeption?

Die Begriffe verschwimmen im Markt. Ein klassischer Anrufbeantworter speichert, was der Anrufer aufspricht. Ein KI-Anrufbeantworter transkribiert die Nachricht, fasst sie zusammen und stellt teils Rückfragen. Ein KI-Telefonassistent führt das Gespräch nach Kanzleiregeln, bucht Termine und leitet weiter. Die Grenze zwischen den KI-Varianten zieht jeder Anbieter anders.

Die virtuelle Rezeption ist ein Mensch in einem externen Büro, der sich mit dem Kanzleinamen meldet. Sie reagiert auf Zwischentöne, beruhigt einen aufgebrachten Anrufer und improvisiert. Sie kennt aber weder Akte noch Kalender, arbeitet zu festen Servicezeiten, und bei drei gleichzeitigen Anrufen wartet der dritte.

Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an, auch nachts und parallel. Für Kanzleien eingerichtet, fragt er bei Erstanfragen Rechtsgebiet, Sachverhalt, Gegenseite und erkennbare Fristen ab, unterscheidet Bestandsmandanten von Erstanfragen, bucht Erstberatungstermine in den Kanzleikalender und leitet Eiliges an das Sekretariat oder den zuständigen Anwalt weiter. Rechtsberatung erteilt er nicht, zu laufenden Verfahren schweigt er, die Konfliktprüfung bleibt bei der Kanzlei. So arbeitet der KI-Telefonassistent für Kanzleien von Priovox.

Grenzen hat die KI dort, wo Menschen improvisieren. Ungewöhnliche Namen, starker Dialekt und Anrufer, die nicht sagen wollen, worum es geht, bleiben Fehlerquellen. Der Assistent muss dann weiterleiten oder einen Rückruf notieren, statt zu raten. Diesen Weg legt die Kanzlei bei der Einrichtung fest.

Welche Anrufe sollte immer ein Mensch annehmen?

Fristsachen. Wer eine Kündigung erhalten hat, muss nach § 4 KSchG innerhalb von drei Wochen nach Zugang Klage beim Arbeitsgericht erheben. Ein Telefonservice notiert das Datum, eine KI kennzeichnet die Anfrage als eilig. Ob die Frist läuft und was zu tun ist, entscheidet der Anwalt, und zwar am selben Tag.

Laufende Mandate. Bestandsmandanten rufen mit konkreten Fragen zum Verfahren an, und weder Telefonservice noch KI dürfen dazu Auskunft geben. Sinnvoll ist eine Regel, die Bestandsmandanten direkt an das Sekretariat durchstellt, solange es besetzt ist, und sonst einen Rückruf notiert.

Krisen. Festnahme, Durchsuchung, häusliche Gewalt, ein Mandant in akuter Not. Solche Anrufe brauchen sofort einen Menschen, tagsüber das Sekretariat, nachts eine Notfallnummer des Anwalts. Jede externe Lösung muss dafür einen festen Eskalationsweg haben. Bei Gefahr für Leib und Leben gehört der Hinweis auf den Notruf 112 in jeden Gesprächsleitfaden.

In drei Fällen ist das eigene Sekretariat schlicht die bessere Wahl. Wenn das Telefon selten klingelt und ohnehin jemand am Empfang sitzt, lohnt kein zusätzlicher Vertrag. Wenn Mandanten eine bestimmte Person am Telefon erwarten, etwa in der Familienrechtskanzlei mit wenigen, langjährigen Mandaten. Und wenn der Großteil der Anrufe Haftsachen oder laufende Verfahren betrifft.

Für Kanzleien mit einem bis zehn Berufsträgern halten wir den Mittelweg für die realistische Lösung. Das Sekretariat nimmt in der Kernzeit ab; bei Besetzt, nach 20 Sekunden ohne Abnahme und außerhalb der Bürozeiten springt Telefonservice oder KI ein. Fristen und Mandanten bleiben beim Sekretariat, Erstanfragen und Rückrufwünsche fängt die Ergänzung ab.

Wie leitet eine Kanzlei Anrufe weiter, ohne die Rufnummer zu ändern?

Die Kanzleinummer bleibt in jedem Modell. Die Weiterleitung passiert per Rufumleitung in der Telefonanlage oder beim Telefonanbieter; der Dienstleister erhält eine Zielrufnummer, auf der er sich mit dem Kanzleinamen meldet. Anrufer wählen weiter die Nummer vom Briefkopf, Rückrufe laufen wie bisher über die Kanzleinummer.

Vier Varianten sind üblich: sofort (jeder Anruf geht nach extern, etwa im Urlaub), bei Besetzt, bei Nichtmelden nach einer eingestellten Zeit von oft 15 bis 25 Sekunden, und zeitgesteuert außerhalb der Bürozeiten.

Die Kombination aus Besetzt, Nichtmelden und Zeitsteuerung ist der technische Kern des Hybridmodells. Das Sekretariat hat immer den ersten Zugriff; was liegen bleibt, geht weiter, mit Anzeige der ursprünglichen Kanzleinummer, sodass der Dienstleister weiß, für wen er abnimmt.

Häufig gestellte Fragen

Darf eine Kanzlei einen KI-Telefonassistenten einsetzen?

Ja, § 43e BRAO erlaubt Rechtsanwälten, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist; KI-Anbieter zählen dazu. Nötig sind ein Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und bei Verarbeitung im Ausland ein vergleichbares Schutzniveau. Das ist keine Rechtsberatung.

Was kostet die Anrufannahme für eine Kanzlei bei 100 Anrufen im Monat?

Zwischen rund 1,70 € und gut 6 € je Anruf, je nach Modell. Ein ohnehin besetztes Sekretariat kommt anteilig auf rund 1,70 €, ein Telefonservice auf 2,36 € bis 6,16 € (starbuero.de und ebuero Einsteiger, Preisseiten vom 29.09.2026), ein KI-Telefonassistent mit 500-Minuten-Paket für 299 € auf 2,99 €. Grundlage sind 3 Minuten je Gespräch. starbuero.de, ebuero und Priovox berechnen keine Einrichtungsgebühr, Priovox in keinem Tarif. Individuell eingerichtete KI-Lösungen verlangen dagegen oft einmalig vier- bis fünfstellige Beträge, etwa ab 1.490 € netto bei Digital Apes oder 3.900 € bis 14.900 € bei KI-Beratung Deutschland (Preisseiten vom 29.09.2026).

Braucht die Kanzlei einen AV-Vertrag mit dem Telefonservice?

Ja. Wer im Auftrag der Kanzlei Anrufe annimmt und Namen, Rufnummern und Anliegen notiert, verarbeitet personenbezogene Daten nach Art. 28 DSGVO. Der AV-Vertrag ersetzt die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e Abs. 3 BRAO nicht; beides muss vorliegen.

Erkennt ein KI-Anrufbeantworter Fristsachen?

Er kann sie kennzeichnen, aber nicht bewerten. Ein für Kanzleien konfigurierter Assistent fragt nach Datum und Art des Schreibens und markiert die Anfrage als eilig, etwa bei einer Kündigung wegen der Dreiwochenfrist aus § 4 KSchG. Ob eine Frist tatsächlich läuft, prüft der Anwalt.

Muss die Kanzlei für einen Telefonservice oder eine KI ihre Rufnummer ändern?

Nein. Beide werden per Rufumleitung angebunden, sofort, bei Besetzt, bei Nichtmelden oder zeitgesteuert. Die Kanzleinummer bleibt auf Briefkopf und Website, die Telefonanlage ebenfalls.

Quellen