Datenschutzerklärung - Priovox

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Haus B GmbH
handelnd unter der Marke Priovox
Mainzer Straße 98
66121 Saarbrücken
Deutschland

E-Mail: [email protected]

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen des Betriebs unserer Website priovox.com sowie im Rahmen unserer KI-gestützten Telefoniedienste. Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Nachfolgend informieren wir Sie im Detail über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung.

3. Website — Serverprotokolldateien

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Logfiles gespeichert.

Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers

Die genannten Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website, Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website, Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. Die erhobenen Daten werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

4. Website — Kontaktformular

Wenn Sie uns über das auf der Website bereitgestellte Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular einschließlich der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Unternehmen, Nachricht) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen — insbesondere Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO — bleiben unberührt.

5. Website — Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Für technisch notwendige Cookies ist gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Sollten in Zukunft solche Technologien eingesetzt werden, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG einholen.

6. KI-Telefoniedienst

6.1 Allgemeines

Priovox bietet KI-gestützte Telefonagenten für Geschäftskunden an. In diesem Zusammenhang handelt die Haus B GmbH in der Regel als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag der jeweiligen Geschäftskunden (Verantwortliche). Die nachfolgenden Informationen richten sich ergänzend an betroffene Personen, deren Daten im Rahmen unserer Telefoniedienste verarbeitet werden.

6.2 Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen unserer KI-Telefoniedienste können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Sprachaufnahmen: Aufzeichnungen von Telefongesprächen, die mit dem KI-Telefonagenten geführt werden
• Transkripte: Textbasierte Verschriftlichungen der Gespräche
• Metadaten: Gesprächsdauer, Zeitstempel, Rufnummer (sofern verfügbar) und technische Verbindungsdaten

6.3 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der Daten im Rahmen des Telefoniediensts erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung des Vertrags mit unseren Geschäftskunden
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse an der Optimierung und Sicherstellung der Servicequalität
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, sofern eine solche eingeholt wird (z. B. Hinweis auf Gesprächsaufzeichnung zu Beginn des Anrufs)

6.4 Einordnung von Sprachdaten

Sprachaufnahmen können unter bestimmten Umständen als biometrische Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 14 DSGVO eingestuft werden. Soweit eine solche Einordnung zutrifft, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

6.5 Speicherdauer

• Sprachaufnahmen: Werden spätestens 30 Tage nach Verarbeitung gelöscht
• Transkripte: Werden für die Dauer der Vertragserfüllung, maximal jedoch 12 Monate, gespeichert und anschließend gelöscht
• Anonymisierte Analysedaten: Können ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt werden, da kein Personenbezug mehr besteht

6.6 Kein KI-Training mit Kundendaten

Kundendaten werden nicht zur Schulung oder Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht mit Daten anderer Kunden vermischt und nicht für modellübergreifende Lernprozesse eingesetzt.

6.7 Auftragsverarbeitungsvertrag

Mit jedem Geschäftskunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Einzelheiten der Datenverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Rechte und Pflichten der Parteien regelt.

7. Hosting und Infrastruktur

Unsere Website wird auf Servern in Deutschland gehostet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Rahmen unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Internetangebots.

Zum Schutz unserer Website und zur Optimierung der Netzwerkleistung nutzen wir Dienste der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). Dabei können personenbezogene Daten (insbesondere IP-Adressen und Anfragemetadaten) über das Netzwerk von Cloudflare verarbeitet werden. Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Zusätzlich haben wir Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Cloudflare unter https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Die Infrastruktur für unsere KI-Sprachverarbeitungsdienste wird von spezialisierten Dienstleistern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Sämtliche Sprachdaten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert.

8. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Dabei kommen folgende Kategorien von Empfängern in Betracht:

• Netzwerksicherheits- und Content-Delivery-Anbieter: Cloudflare, Inc. (USA) — zur Absicherung und Leistungsoptimierung unserer Website
• KI-Sprachverarbeitungsdienstleister: Spezialisierte Anbieter innerhalb der Europäischen Union zur Verarbeitung von Sprachdaten im Rahmen unseres Telefoniediensts
• Hosting-Infrastrukturdienstleister: Anbieter in Deutschland zum Betrieb unserer Serverinfrastruktur

Ihre Daten werden nicht verkauft oder zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU/des EWR.

Soweit eine Datenverarbeitung durch Cloudflare, Inc. (USA) stattfindet, ist diese durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework sowie durch zusätzlich vereinbarte Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

Sämtliche Sprachdaten aus unserem KI-Telefoniedienst werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.

10. Speicherdauer im Überblick

• Serverprotokolldateien: 7 Tage
• Kontaktformular-Anfragen: Dauer der Bearbeitung zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO)
• Sprachaufnahmen: 30 Tage
• Transkripte: 12 Monate
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Anonymisierte/aggregierte Daten: Ohne zeitliche Begrenzung

11. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [email protected].

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
www.datenschutz.saarland.de

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen insbesondere:

• Verschlüsselung des Datenverkehrs mittels TLS/SSL
• Verschlüsselung gespeicherter Daten (Encryption at Rest)
• Zugangskontrollen und Authentifizierungsverfahren
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Dokumentierte Prozesse zur Erkennung und Meldung von Sicherheitsvorfällen

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Februar 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Dienste oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Website abgerufen werden.